AIで業務自動化して時間を生み出す方法

6分37秒

AIによる業務自動化で時間を生み出すテクニック

「もっと作業時間を減らしたい」「手作業のルーチンワークに追われて本来の仕事に集中できない」そんな悩みを抱えるビジネスパーソンにとって、AIによる業務自動化は今や強力な味方です。ここでは、実際にすぐ取り入れられるAI自動化ツールや、業務の種類別テクニックを紹介します。面倒な業務をAIにまかせて、時間と集中力を取り戻しましょう。

なぜ今「AIによる業務自動化」が注目されている？

かつては大企業しか導入できなかったAIですが、近年では個人や中小企業でも利用可能な低コストのAIツールが登場し、実用段階に入っています。

注目される背景

無料または月数千円のコストで導入可能
専門知識がなくても使えるノーコードツールの登場
働き方改革・人手不足への対応策として注目
クラウド型で手軽にスタートできる

つまり今が「誰でもAIで業務自動化を始められる時代」なのです。

自動化したほうが効率的な業務とは？

AIによる自動化は「反復作業」や「判断が一定している業務」との相性が抜群です。

業務カテゴリ	自動化できる内容
メール	定型返信、フォローアップ、テンプレ生成
会議	議事録の自動生成、要点抽出
データ入力	フォームからスプレッドシートへの記録
スケジュール	カレンダー登録、通知の自動化
SNS運用	投稿文の自動生成と予約投稿

時間を生み出すAI自動化テクニック 5選

① ChatGPTで定型文作成を自動化

ChatGPTは自然な文章を自動生成してくれるAIツールです。メール文、案内文、謝罪文、プレゼン資料の構成など、幅広い文章の作成を効率化できます。

▼活用例

顧客対応メールのたたき台作成
定期レポートの見出しと構成案生成
FAQページの自動生成

効果：メール・文書作成にかかる時間を半分以下に短縮

② Notion AIで議事録・メモを要約

会議や打ち合わせのメモ整理に役立つのがNotion AI。文章を要約したり、文章を箇条書きに変換したりと、整理整頓の自動化に便利です。

▼使い方の例

「このメモを要点でまとめて」と入力
「箇条書きで整理してください」と指示

文字数の多い内容でも短時間で要約でき、見返しやすい形式に変換できます。

③ Zapierで業務フローそのものを自動化

Zapierは、複数のクラウドサービス（Google、Slack、ChatGPTなど）を連携させ、業務フローを自動化できるノーコードツールです。

▼活用例

フォーム入力 → スプレッドシートへ自動記録
Gmailで特定の件名を受信 → Slackに通知
チャットに投稿された内容をAIで要約し保存

設定は「トリガー＋アクション」で構成されており、IT初心者でも扱いやすいのが魅力です。

④ Fireflies.aiで会議の記録を自動生成

オンライン会議を録音・文字起こし・要約してくれるAIツールです。ZoomやGoogle Meetと連携すれば、自動で議事録を生成し、メールやクラウドに保存できます。

▼メリット

会議内容を100％正確に記録
あとからキーワード検索も可能
会議後の作業を大幅に短縮

導入効果：議事録作成にかかる時間を90％削減

⑤ Google Apps Script × AIで表作業を自動化

スプレッドシートなどでよく使われる作業を、AIと連携して自動処理する方法もあります。たとえばChatGPT APIを活用すれば、以下のような処理も可能です。

セル内テキストの要約
自然言語で関数を作成
フィードバック文の自動生成

社内データとの組み合わせも可能なので、カスタマイズ性が高いのが特徴です。

AIツールを選ぶときのポイント

AIによる自動化ツールを導入する際は、以下のポイントを確認しましょう。

目的に合った機能があるか
日本語対応しているか
無料から試せるか
チームで共有・連携できるか

▼用途別おすすめAIツール（比較表）

ツール名	主な用途	対応言語	無料プラン
ChatGPT	文章生成	〇（日本語）	あり
Zapier	業務フロー連携	△（英語中心）	あり
Fireflies.ai	会議記録	〇（日本語一部）	あり
Notion AI	メモ整理	〇（日本語）	あり（期間限定）